Komunikasi Strategik: Apa Peranan Organisasi?

KEJAYAAN sesebuah organisasi sama ada awam atau swasta, sangat bergantung kepada prestasi sumber manusia yang menonjolkan kemahiran pekerja yang tinggi. 

Dalam hampir setiap visi dan misi organisasi, telah dinyatakan bahawa manusia adalah sumber yang paling berharga.

Setiap organisasi mesti mempunyai pekerja yang sesuai di tempat yang betul dan pada masa yang sesuai untuk memenuhi objektif, visi dan matlamat organisasi.

Oleh itu, organisasi harus memberi perhatian yang lebih kepada sumber manusia mereka. Ini kerana pelaksanaan strategi sumber manusia memudahkan dan memaksimumkan kecekapan kakitangan di dalam organisasi.

Amalan dan strategi sumber manusia boleh membawa kepada kepuasan dan komitmen pekerja yang lebih besar.

Walau bagaimanapun, isu peletakan jawatan semakin meruncing.  Menurut Indeks Trend Kerja Microsoft 2022, sebanyak 43% pekerja berkemungkinan pertimbangan untuk menukar pekerjaan atau berhenti kerja menjelang tahun 2023.

Begitu juga, laporan kajian baharu pada 2019 daripada Persatuan Pengurusan Sumber Manusia (SHRM) mendedahkan bahawa lebih 40% pekerja sedang aktif mencari pekerjaan baharu pada masa ini.

Isu ini dilihat amat membimbangkan dan pelbagai sebab menjadi faktor berlakunya permasalahan ini termasuklah kegagalan fungsi komunikasi yang berkesan yang menjadi faktor penyumbang kepada peningkatan peletakan pada tahun 2020 dan separuh pertama tahun 2021, dan trend ini akan berterusan.

Tambahan pula, ahli akademik, pengamal dan penggubal dasar kini membahaskan topik keseronokan pekerja di tempat kerja. Empat faktor yang dicirikan oleh keseronokan bekerja dikalangan pekerja ialah pampasan, penyeliaan, komunikasi, latihan, dan kemajuan kerjaya.

Komunikasi dalam organisasi merupakan teras dalam segala aktiviti organisasi baik dalam konteks intra mahupun inter organisasi. 

Pemimpin & Pengurus

Komunikasi yang baik seharusnya bermula daripada pemimpin dan pengurus.  Merekalah faktor yang akan memberi kesedaran dan kefahaman kepada kakitangan di bawah tentang sistem dan perjalanan organisasi supaya semua elemen organisasi dapat berjalan dengan harmoni dan teratur.

Pemimpin dan pengurus perlu menunjukkan sifat kepimpinan komunikasi yang baik agar budaya organisasi cemerlang mampu terbentuk, yang kemudiannya dicontohi oleh organisasi lain.

Justeru, pemimpin dan pengurus perlu mempunyai kemahiran komunikasi bagi membolehkan mereka berkomunikasi dengan efisien. Komunikasi dengan mesej yang tidak difahami dengan jelas, pastinya akan mengganggu perjalanan operasi dan ini akan menggagalkan pencapaian matlamat organisasi.

Soalnya bagaimana untuk memperoleh kemahiran komunikasi dan bagaimana untuk berkomunikasi dengan efisien? Tidak semua orang boleh berkomunikasi dengan baik. Namun kemahiran boleh diasah sedikit demi sedikit dengan mempelajari dan mempraktikkannya berulang kali sehingga menjadi mahir.

Kemahiran dalam komunikasi, bermakna seseorang itu dapat menguasai pelbagai bentuk komunikasi baik komunikasi verbal mahupun bukan verbal, yang merangkumi komunikasi tulisan, visual, isyarat, ton suara dan bahasa badan.

Segala bentuk komunikasi ini boleh digunakan secara serentak atau terpilih agar komunikasi yang cekap dan berkesan boleh berlaku. Justeru, konsep komunikasi strategik dan komunikasi berkesan perlu dititikberatkan di setiap organisasi.  Ini mengambil kira kepada pelaksanaannya serta kepentingannya kepada organisasi.

Oleh yang demikian, dalam mewujudkan komunikasi yang strategik, setiap organisasi perlu menekankan aspek komunikasi yang strategik dan proses pelaksanaannya.

Komunikasi strategik dalam konteks organisasi seringkali dikaitkan dengan aktiviti komunikasi bertujuan yang terancang dan sistematik. Ini disebabkan organisasi melihat komunikasi strategik sebagai strategi yang melibatkan proses pembuatan keputusan secara rasional dalam memenuhi misi, visi dan matlamat organisasi.

Analisis SWOT

Analisis SWOT menjadi asas utama dalam pelaksanaan komunikasi strategik yang meliputi proses seperti penetapan agenda, formulasi strategi, implementasi dan penilaian dalam pengurusan komunikasi organisasi.

Perancangan komunikasi ini melibatkan dua proses iaitu perangkaan pelan utama dan agenda yang ditetapkan oleh organisasi.

Pelan utama ini secara khususnya memberi tumpuan terhadap organisasi, perkhidmatan dan produk, panduan rangka kerja untuk pengurus dan kakitangan yang menjadi kerangka operasi mereka. 

Agenda pula merujuk kepada sebaran komunikasi dan mesej kepada khalayak melalui mesej terpilih yang lebih spesifik menerusi saluran yang efektif bagi mewujudkan kesedaran dan kefahaman kepada khalayak mengenai visi, matlamat dan misi organisasi.

Pelan komunikasi strategik organisasi ini secara khususnya mempunyai tiga peringkat masa iaitu pelan jangka masa pendek, sederhana dan jangka masa panjang.

Pelan komunikasi strategik ini penting dalam membantu organisasi mengagihkan sumber secara efektif dan strategik agar dapat mengubah budaya organisasi ke arah kecekapan komunikasi memandangkan setiap aktiviti organisasi mempunyai perkaitan dengan komunikasi.

Aturan kedua pula meliputi aspek pelaksanaan dalam proses pengurusan komunikasi secara strategik. Secara khususnya pelaksanaan komunikasi ini memberi fokus dalam menjalankan strategi komunikasi yang dirancang secara teliti mengikut jangka masa yang telah ditetapkan.

Dalam peringkat pelaksanaan komunikasi strategik ini terdapat beberapa aspek diberi penekanan seperti pemilihan khalayak yang sesuai selaras dengan objektif yang telah dipilih.

Seterusnya pula, memberi keutamaan terhadap perangkaan kandungan mesej yang selaras dengan objektif dan pada masa yang sama menangani jurang maklumat yang boleh menganggu-gugat penerimaan mesej terhadap khalayak sasaran.

Begitu juga dengan pemilihan dan penggunaan saluran komunikasi atau media yang perlu menjamin keberkesanan penyampaian kepada khalayak dan selaras dengan strategi yang diguna pakai.

Selain itu, penyelarasan dan kerjasama dengan pihak berkepentingan tidak terkecuali memainkan peranan bagi memastikan aktiviti komunikasi yang dilaksanakan lebih cekap dan mesej dapat disampaikan secara berkesan menurut Baltic Marine Environment Protection Commission.

AUDIT KOMUNIKASI

Aturan yang terakhir memfokuskan aspek penilaian komunikasi bagi tujuan penambahbaikan kepada strategi komunikasi yang dilaksanakan oleh organisasi. Antara salah satu proses penilaian yang dilakukan terhadap aktiviti komunikasi strategik adalah menerusi audit komunikasi.

Audit komunikasi ini khususnya memberi tumpuan dalam menganalisis keberkesanan pelan dan pelaksanaan komunikasi yang telah dijalankan oleh organisasi.

Menerusi penilaian yang dilakukan ini organisasi dapat mengenal pasti faktor yang mempengaruhi keberkesanan komunikasi dan elemen lain yang membatasinya.

Oleh itu, aspek penilaian dapat membantu organisasi untuk memperbaiki kelemahan sedia ada sebagai usaha untuk membina pelan dan kaedah komunikasi yang lebih berkesan kepada khalayak organisasi.

Berdasarkan penerangan berikut, jelas bahawa komunikasi strategik merupakan suatu proses pengurusan komunikasi yang bersifat strategik dan sistematik yang dijalankan oleh organisasi.

Hal ini dipastikan menerusi pengaplikasian analisis SWOT yang memanfaatkan kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang yang wujud dalam melaksanakan aktiviti komunikasi yang boleh menyumbang pada capaian misi dan matlamat organisasi.

Dengan itu, organisasi dapat merangka matlamat, objektif, strategi dan taktik komunikasi yang selari dengan kehendak dan keperluan mereka.

Begitu juga dalam memastikan kelancaran komunikasi yang menjadi salah satu penekanan utama menerusi amalan komunikasi strategik yang berteraskan kepada perancangan, pelaksanaan dan penilaian.

Ini menjadikan komunikasi strategik begitu efektif digunakan dalam capaian misi dan matlamat organisasi ekoran daripada keupayaan dalam mewujudkan sebarang komunikasi secara berkesan menerusi sifatnya yang strategik dan sistematik.

Walaupun begitu, terdapat rasional tersendiri di sebalik pelaksanaan komunikasi strategik kepada organisasi.

Rasional

Menurut Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU tahun 2022, berhubung Panduan Pengurusan Perubahan Sektor Awam (CMsa), Kepemimpinan perubahan, rangkaian pengurusan perubahan, komunikasi perubahan, pendidikan dan latihan serta pengurusan tentangan merupakan pemboleh daya penting dalam mengurus perubahan sektor awam. 

Menurut Ketua Pengarah MAMPU, Datuk Seri Dr. Yusof Bin Ismail lagi, komunikasi merupakan aspek yang kritikal dalam menjayakan sesuatu inisiatif perubahan.

Dalam konteks mengurus perubahan, komunikasi bukan sahaja bertujuan menghebahkan tentang sesuatu perubahan, malah membantu meningkatkan tahap kesediaan kumpulan terkesan untuk berubah.

Oleh yang demikian, organisasi perlu cakna dalam merangka pelan atau model komunikasi strategik dalam meningkatkan lagi kemampanan pengurusan organisasi kelak.

Daripada huraian di atas jelas menunjukkan komunikasi merupakan elemen yang sangat penting dalam menjayakan misi dan matlamat organisasi. Ini lebih-lebih lagi apabila organisasi terlibat dengan proses perubahan.

Peranan pemimpin dan komunikasi menjadi pelengkap untuk membawa organisasi ke hala tuju yang dikehendaki. Pemimpin atau pengurus perlu memberi sokongan kepada apa jua aktiviti organisasi.

Aktiviti tersebut akan dapat berjalan dengan lancar sekiranya pemimpin atau pihak pengurusan atasan dapat melaksanakan komunikasi strategik dengan baik.

Komunikasi yang melibatkan perancangan yang berhati-hati, pelaksanaan strategi yang betul dan penilaian berterusan ke atas komunikasi, akan memudahkan organisasi mengenal pasti masalah dan melakukan tindakan segera bagi menangani masalah sebelum ia menjadi barah. – DagangNews.com

Nurbarirah binti Ahmad adalah Pensyarah kanan Fakulti Pengurusan dan Perniagaan UiTM Cawangan Melaka, dan 
Siti Rosnita binti Sakarji adalah Pensyarah Kanan Fakulti Pengurusan dan Perniagaan UiTM Cawangan Kelantan