Komunikasi: Pemacu kecemerlangan organisasi?

Oleh Muhamad Addin Burhanuddin

KOMUNIKASI dalam organisasi bertujuan untuk menyampaikan maklumat yang benar dan tepat kepada keseluruhan ahli supaya prestasi organisasi dipertingkatkan ke tahap yang lebih tinggi.

Proses komunikasi ini lebih kompleks dan rumit berbanding komunikasi secara individu. Ini kerana komunikasi dalam sesebuah organisasi atau syarikat melibatkan banyak pihak dan pengurus perlu berdepan pelbagai ragam dan karenah pekerja.

Skop juga agak meluas dan menekankan kepada bentuk individu yang mempunyai jaringan bergantung kepada struktur organisasinya.

Komunikasi dalam organisasi memainkan peranan penting dalam mempengaruhi pengurusan, di mana organisasi yang mempunyai struktur komunikasi yang bagus dapat menghasilkan kepuasan kerja yang maksimum dan dapat mempengaruhi mutu kerja yang dihasilkan.

Menurut kajian Harcourt, Krizan dan Merrier (1996), pengurus menghabiskan 95-peratus daripada masa bekerja untuk berkomunikasi, manakala pekerja bawahan menggunakan 60-peratus daripada masa bekerja mereka dalam pelbagai bentuk komunikasi.

Peranan daripada pihak atasan dan juga bawahan amat diperlukan dalam mewujudkan keseimbangan komunikasi dalam organisasi di antara kedua-dua pihak.

Peranan pihak pengurusan atau atasan adalah memastikan segala arahan yang disampaikan mudah difahami dan diterima dengan jelas oleh pekerja bawahan serta tidak membiarkan mereka berada dalam kesamaran.

Pihak pengurusan juga perlulah peka dan cakna setiap cadangan dan nasihat daripada pekerja bawahan demi memacu organisasi mencapai pertumbuhan, membuat keputusan dan perancangan organisasi.

Masalah komunikasi

Komunikasi yang tidak berkesan akan menyebabkan aliran kerja tidak lancar sekaligus mewujudkan permasalahan.

Kekeliruan komunikasi (communication breakdown) berlaku hampir setiap hari di mana manusia tidak serius dan mengambil berat cara komunikasi serta menghadapi masalah di mana mesej atau maklumat yang diterima sukar difahami atau mempunyai maksud yang berbeza.

Gaya kepimpinan yang lemah, autokratik atau ortodoks didapati adalah antara faktor yang menghalang komunikasi secara terbuka.

Kelemahan kemahiran “interpersonal” juga didapati merencatkan dan membantutkan kedinamikan sesebuah organisasi.

Komunikasi terbuka

Pakar-pakar pembangun organisasi telah menyarankan beberapa langkah bagi meningkatkan lagi komunikasi yang lebih terbuka di antara majikan dan pekerja.

Antaranya adalah organisasi perlu menambah baik kaedah interaksi antara pihak pengurusan dan kakitangan bawahan. Kurangkan menggunakan memo apabila memberi arahan kerana kadangkala maklumat di dalamnya adalah terhad. Mungkin platform berasaskan teknologi lebih sesuai seperti Telegram, Whatsapp dan sebagainya.

Majikan sesekali bertanyakan khabar, berbual-bual santai dan cakna hal ehwal kakitangan bagi merapatkan jurang di antara pengurusan dan pekerja bawahan.

Agama Islam juga telah menghubungkan majikan dan pekerja dengan ikatan persaudaraan dan persahabatan. Adalah menjadi kewajipan setiap majikan dan pekerja menjaga, memelihara hubungan dalam organisasi tanpa mengira pangkat dan jawatan.

Jika diizinkan, luangkanlah masa sekurang-kurangnya sebulan sekali berbincang dengan pekerja  mengenai prestasi, masalah yang berlaku atau penambahbaikan dalam jabatan.

Berikan ruang kepada kakitangan untuk bersuara. Kebebasan hak bersuara dilihat mampu memelihara hubungan yang baik di antara pekerja dan majikan. Mereka akan lebih terbuka untuk menerima pandangan, kritikan dan idea-idea baru demi kebaikan organisasi.

Budaya inilah yang diamalkan sejak zaman Rasulullah SAW menerusi amalan syura dan musyawarah.

Jika ingin menegur kesalahan atau prestasi pekerja bawahan, lakukannya dalam suasana yang peribadi atau tertutup, seperti dalam bilik pengurus.

Bersikap profesional dan berikan ruang kepada pekerja untuk memberikan penjelasan.

Sikap hormat-menghormati yang tinggi menjadi sumber keselesaan yang baik dari segi persefahaman dan keseronokan bekerja. Jika diterapkan, ia mampu mewujudkan hubungan kerja dan sosial yang baik  serta organisasi dapat bergerak dengan lancar.

Berikanlah ganjaran berbentuk pujian, pengiktirafan dan sebagainya atas setiap penat lelah pekerja melaksanakan tugasan dengan baik dan cekap.

Ia menjadi rangsangan yang amat berguna untuk meningkatkan lagi prestasi organisasi. Dengan ganjaran ini, ianya menjadikan motivasi kepada pekerja untuk berusaha dengan lebih baik lagi.

Penutup

Komunikasi dalam organisasi sebenarnya mempengaruhi tahap kepuasan hati para pekerja.

Bagi mewujudkan tahap kepuasan hati yang tinggi, setiap pihak samada majikan atau pihak pengurusan atasan mahupun pekerja bawahan perlulah lebih telus dalam hubungan berkaitan kerja.

Memelihara hubungan dengan lebih baik pastinya memberi natijah yang cukup besar dalam pengembangan organisasi untuk terus mencapai lebih banyak kejayaan di samping dapat menyumbang kepada suasana kerja yang lebih harmoni, aman dan penuh ukhuwah. – DagangNews.com

Muhamad Addin Burhanuddin adalah Pensyarah Kanan Fakulti Pengurusan & Perniagaan UiTM Cawangan Johor Kampus Segamat