Memahami peranan pegawai perhubungan awam

MERREPAK oleh JOHARDY IBRAHIM

SEMASA sesi soal jawab dengan pelajar Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (UPNM) beberapa purnama nan lalu, seorang daripadanya menanyakan `apakah fungsi seorang pegawai perhubungan awam atau PRO dengan media, dengan orang ramai dan dengan syarikat?’

Ini sebenarnya soalan cukup `basic’ tetapi jika tidak dihuraikan, acapkali definisinya tidak diambil serius, maka menjadi kucar-kacir. Jadi sebagai tutor ko-kurikulum pengajian media ketika itu, saya gunakan bahasa paling mudah.

Ada juga huraian ilmiah iaitu `Public relations officers are responsible for managing the reputation of a company. You'll write press releases, deal with press enquiries, and sometimes manage crises. Your job could include: planning PR campaigns and strategies’.

 Terjemahan: Pegawai perhubungan awam bertanggungjawab mengurus reputasi sesebuah syarikat. Anda akan menyediakan kenyataan media, mengendalikan pertanyaan media, dan kadang-kadang menguruskan krisis. Tugas anda merangkumi kempen dan strategi PR.

Atas faktor di atas, ramai pegawai PR kini memperkenalkan diri mereka sebagai media strategis. Ini bukan hendak bombastik untuk mempengaruhi pelanggan tetapi sebenar-benar fungsi PRO masa kini yang turut menjaga akaun media sosial syarikat.

Bahasa paling mudah yang saya beritahu pelajar ialah PR adalah orang tengah yang sangat penting kerana buruk baik syarikat yang diwakilinya, terletak pada budi bicara dan kebijaksanaan seseorang PRO atau media strategis.

Peranannya sangat penting kerana menjadi tugasnya untuk tahu serba-serbi mengenai syarikat termasuk hal-ehwal pengurusan kanan syarikat. Misalnya CEO syarikat atau organisasi memang kaki Twitter (cuba bayangkan Presiden Donald Trump).
 

Seseorang PRO kena buat garis sempadan kepada CEO mengenai apa yang boleh dan tidak boleh ditulis di dalam media sosial. Seandainya tertulis dan tersiar sesuatu yang sensitif atau mendapat perhatian ramai atau viral, PRO sudah tahu tugasnya sama ada menasihati CEO untuk menjawab bagaimana.

Begitu pentingnya peranan PRO untuk menjalin hubungan yang baik dengan media, tanpa mengira berstatus arus perdana atau digital.

Sebagai contoh, ada seorang individu ini dilihat menyertai sesi sidang media. Ini kejadian awal sebelum media digital menjadi kebiasaan di negara kita, dengan akhbar bercetak serta majalah merupakan `raja’ di kedai-kedai buku.

Saya tanyakan beberapa kenalan siapakah individu itu. Mereka jelas tidak `mengiktiraf’ kehadiran individu itu dengan mempermain-mainkan namanya, malah cara dia bekerja. Dalam beberapa tahun, individu ini muncul sebagai gergasi kerana dia mendahului media lain dalam memacu portal digital.

Dalam konteks ini, saya kagum kerana kehadirannya diterima oleh PRO syarikat yang mengadakan sidang akhbar itu. Jelas PRO ini memandang ke hadapan. Benarlah, pada saat dan tika itu, individu tersebut hanya One-man show. Beberapa tahun kemudian, dia memiliki lebih 20 kakitangan terdiri daripada penulis-penulis majalah yang telah ditutup kerana tidak beralih kepada digital.

PRO yang bagus adalah seseorang yang memiliki pengetahuan mengenai masa hadapan. Bagaimana dia boleh jadi begitu? Mudah. Dengan banyak membaca jurnal-jurnal profesional mengenai PR dan sentiasa bersedia berubah serta sedia menerima perubahan semasa.

Atas sebab ini, saya terketawa bila mendengar cerita seorang PRO yang dilantik oleh agensi kerajaan A, telah berbahasa kurang manis terhadap seorang PRO agensi kerajaan B. Difahamkan dia tidak suka kerana pelanggannya iaitu agensi A, telah kena `overshadowed’ oleh agensi B.

Lalu, dia menggunakan kemahiran bercakap PR dan rekod kerja `terbilang’ di pelbagai syarikat sebelum ini, untuk mencemuh PRO agensi B.

PRO yang mencemuh ini kalau dia berakal atau sekurang-kurangnya berpegang kepada prinsip PRO iaitu berbudi bahasa kepada SEMUA orang, pasti akan malu dengan satu fakta.

Benar, agensi B `overshadowed’ pelanggannya. Tetapi tahukah dia bahawa agensi A itu hidup dengan dana yang disalurkan oleh agensi A? Maka itu, agensi B sememangnya berhak untuk ambil alih acara agensi A, sebab duit menganjurkan acara itu secara teknikalnya datang dari agensi B.

Dan bermakna, upah PRO itu sebenarnya hanya disalur oleh agensi A, yang dananya diperoleh dari agensi B.

Tetapi PRO yang melucutkan semua prinsip PR iaitu berbudi bahasa kepada SEMUA orang telah mencemuh pegawai agensi B. Kenapa perlu mencemuh? Kenapa perlu nak jadi hero. Hal overshadowed ini lumrah di mana saja. Kenapa hendak jadikan ia sesuatu yang peribadi?

Yang bercerita kepada saya pula seorang pengamal media juga. Membawang hal-hal profesional. Yang nyata, PRO yang nak jadi hero itu tidak akan dilanjutkan lagi kontraknya. Sekarang siapa yang rugi? Cemuhlah lagi.

Ringkasnya, sebagai PRO kena ingatlah sendiri. PR bermaksud Public Relation. Bagaimana hendak ada public relation jika anda berkelakuan anti-relation?

Sejujurnya, saya sejak dari dulu-dulu sentiasa mengamalkan dan menegaskan kepada rakan-rakan sekerja supaya sentiasa melayan PRO sebaik-baik mungkin. Tidak rugi sesen pun berbuat baik. PRO bukan musuh tetapi rakan strategik yang mesti dihormati, dihargai dan dibuat kawan. Tidak kena bayar apa-apa pun melayan jawab telefon mereka. Mungkin ada masa anda sibuk menyiapkan kerja tetapi kena pula jawab telefon.

Layanlah semesra-mesranya. Jangan sombong. Beritahu mereka supaya lain kali kalau boleh, telefonlah awal sedikit sebab sebelum 4 petang anda akan banyak tugasan. Mudah. Tak perlu sombong.

Saya beritahu juga pelajar-pelajar UPNM saya ketika itu, bila kita berbuat baik dengan orang, Insyallah mereka akan membalas kebaikan anda. Mungkin tidak sekarang, tetapi di masa depan. Percayalah. Saya bercakap dari pengalaman. Tidak rugi sesen pun berbaik dengan PRO. - DagangNews.com

Merrepak adalah ruangan pojok Johardy Ibrahim setiap Ahad yang menyentuh mengenai apa sahaja yang mencuit jiwa perasaannya seminggu ini atau hal-hal yang menyebabkannya mengambil nikotin pada kadar berganda. Merrepak kini adalah ruangan tetap di dalam portal berita DagangNews.com. Untuk sebarang cadangan topik untuk bahan Merrepak, sila emel johardy@dagangnews.com