AGM secara maya - permulaan koperasi ke arah pendigitalan

KUALA LUMPUR 1 Sept. - Kemampuan koperasi untuk menganjurkan Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) secara hibrid atau maya adalah titik permulaan bagi koperasi melangkah ke alam pendigitalan.

Menurut rekod Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM), Koperasi Sahabat Amanah Ikhtiar Malaysia Berhad (Koperasi Sahabat) dan Koperasi Angkatan Tentera Malaysia Berhad (Koperasi Tentera) antara koperasi bersaiz besar yang melaksanakan AGM secara dalam talian bagi tahun 2021.

Pengarah Bahagian Statutori dan Pendaftaran SKM, Norhayati Ahmad Zainuri berkata, kemampuan koperasi mengadakan AGM dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) 3.0, menjadikan koperasi itu hebat dalam mengadaptasi situasi semasa.

Katanya, AGM yang dianjurkan secara hibrid atau maya adalah demi kepentingan anggotanya sekaligus memastikan pematuhan perundangan koperasi dan memenuhi kehendak pemegang kepentingan. 

“Wajar untuk koperasi mengadakan AGM malah mengamalkan norma baharu dalam pengurusan koperasi termasuk mengadakan mesyuarat secara maya menggunakan pelbagai aplikasi mesyuarat dalam talian.

“Arahan turut dikeluarkan oleh Kementerian Pembangunan Usahawan dan Koperasi berkuatkuasa 31 Mac 2021 berkenaan pematuhan Tatacara Pelaksanaan AGM Koperasi Semasa Penularan Pandemik COVID-19 yang dikeluarkan SKM.

“Tatacara ini menjadi rujukan asas kepada koperasi untuk mengadaptasi kaedah baharu mengadakan mesyuarat agung secara maya sebagai alternatif kepada koperasi untuk mengadakan AGM secara fizikal,” katanya, dalam temuramah secara atas talian di sini hari ini.

Katanya lagi, kemampuan koperasi bersaiz besar menganjurkan mesyuarat agung secara dalam talian perlu dijadikan contoh kepada koperasi yang bersaiz kecil.

“Koperasi Angkatan Tentera Malaysia Berhad dengan kekuatan 150,000 anggota dan Koperasi Sahabat Amanah Ikhtiar Malaysia Berhad mempunyai lebih 200,000 anggota berjaya mengadakan AGM pada 27 Jun 2021 dan 26 Ogos 2021 dengan kuorum bersesuaian masing-masing.

“Jadi, koperasi dinasihatkan untuk tidak menjadikan penularan pandemik COVID-19 dan PKP 3.0 sebagai alasan untuk tidak mengadakan mesyuarat agung,” katanya.

Dari aspek perundangan ujar beliau, keputusan dalam mesyuarat yang diadakan secara dalam talian diterima pakai atau menjadi kesepakatan secara bersama dipersetujui anggota koperasi yang hadir dalam mesyuarat itu.

Katanya, pengerusi mesyuarat hendaklah memainkan peranan terbaik bagi memastikan konsensus secara bersama itu tidak boleh dicabar keputusannya.

“Kaedah pengundian boleh ditentukan oleh koperasi sebelum mesyuarat agung khususnya mesyuarat yang diadakan secara dalam talian. Pengundian secara elektronik dianggap lebih praktikal kerana sekiranya dicabar keputusan pengundian, koperasi boleh mengemukakan jejak audit (audit trail) sebagai bukti.

“Selain itu, rakaman perjalanan mesyuarat agung hendaklah disimpan sebagai rekod agar sekiranya terdapat sebarang pertikaian, boleh ditangani dengan sebaiknya,” katanya.

Kata Norhayati lagi, banyak kelebihan yang diperoleh menerusi mesyuarat agung secara dalam talian dan hanya perlu mempunyai telefon bimbit dengan talian internet yang baik bagi memastikan kelancaran sidang video.

“Elaun kehadiran mesyuarat boleh dipindahkan secara dalam talian kepada anggota koperasi yang hadir. Kewajipan anggota koperasi perlu hadir lebih awal secara dalam talian pada waktu mesyuarat yang ditetapkan oleh koperasi,” katanya.

Subseksyen 39(1) Akta Koperasi 1993 menetapkan bahawa setiap koperasi hendaklah mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan tidak lewat daripada enam bulan selepas berakhirnya tahun kewangan atau tempoh lebih panjang seperti diluluskan SKM.

“Mesyuarat Agung Tahunan menjadi kuasa tertinggi dalam struktur pengurusan koperasi untuk anggota koperasi menilai prestasi lalu. AGM menjadi forum untuk anggotanya menimbang, memutus dan meluluskan sebarang cadangan berkaitan perancangan masa depan koperasi khususnya dalam tempoh satu tahun akan datang”.

Katanya, SKM turut prihatin terhadap permasalahan koperasi bersaiz kecil, mikro, dan luar bandar yang mempunyai capaian internet terhad.

“Oleh itu, bagi koperasi seumpama ini, SKM boleh mempertimbangkan pelanjutan tempoh mesyuarat agung selama tiga bulan daripada tarikh akhir koperasi sepatutnya mengadakan mesyuarat agung. Ini bertujuan bagi membantu koperasi untuk bersedia dengan infrastruktur bagi keperluan untuk mengadakan mesyuarat agung secara maya atau hibrid,” terang Norhayati.

Katanya, koperasi yang berhasrat untuk memohon melanjutkan tempoh mesyuarat agung boleh memohon dari sistem E-Daftar melalui pautan https://edaftar.skm.gov.my.

Katanya, koperasi hendaklah mengemukakan maklumat seperti bilangan anggota, bilangan kuorum minimum diperlukan berdasarkan penetapan kuorum di Jadual Keempat Peraturan-Peraturan Koperasi 2010.

“Selain itu, trend bilangan kehadiran di dalam mesyuarat agung tiga tahun kebelakangan ini dan maklumat lain yang berkaitan turut perlu dikemukakan.  Koperasi juga hendaklah menyatakan dengan jelas tarikh tentatif bila koperasi berhasrat untuk mengadakan mesyuarat agung tersebut”.

“Bagi koperasi hendak meminda Undang-undang Kecil, boleh kemukakan permohonan pengurangan kuorum kepada SKM Cawangan Negeri di mana penyeliaan koperasi tersebut berada”, katanya.

Selain itu, kata Norhayati, koperasi yang menggunakan perwakilan bagi mesyuarat agungnya hendaklah mengadakan mesyuarat agung wilayah atau kawasan.

“Permohonan melanjutkan tempoh mengadakan mesyuarat wilayah atau kawasan hendaklah dikemukakan kepada SKM Cawangan Negeri tidak kurang daripada dua bulan daripada tarikh sebenar” ujarnya.

Permohonan ini juga hendaklah selaras dengan tarikh penangguhan AGM di bawah seksyen 39 Akta Koperasi 1993.

“Bagi membantu koperasi ke arah ini, SKM mengeluarkan GP14B: Garis Panduan Pengurusan Mesyuarat Agung Wilayah Atau Mesyuarat Agung Kawasan Koperasi Semasa Penularan Pandemik COVID-19 sebagai rujukan koperasi”, katanya. – DagangNews.com